Одна из особенностей таких компаний – это большое количество лицевых счетов как физических, так и юридических лиц. Их число часто достигает несколько сотен тысяч и даже нескольких миллионов в рамках отдельно взятого филиала.
Такой объем контрагентов неизбежно приводит к большому количеству рутинных операций в информационных системах как со стороны сбытовых подразделений, так и со стороны сотрудников бэк-офиса, особенно юридического департамента.
Отдельно стоит отметить, что в рамках групп компаний зачастую присутствуют общие центры обслуживания и объединенные расчетные центры, для которых количество рутинных операций увеличивается в десятки раз.
Одним из путей увеличения скорости выполнения рутинных операций и снижения количества ошибок пользователей является технология программной роботизации процессов (RPA – Robotic Process Automation).
RPA — это технология, которая автоматизирует ручные процессы при работе с информацией при помощи программных роботов, выполняющих эти процессы автоматически на основе предварительно настроенной логики. Вмешательство человека требуется только для контроля результатов и принятия решений. Под информацией подразумеваются данные, содержащиеся в файлах, на сайтах, в приложениях и более сложных информационных системах.
Применение такого подхода позволяет:
- снизить количество рутинных операций
- сократить количество ошибок ввода и повысить качество данных
- повысить скорость обслуживания клиентов
- повысить моральный дух сотрудников, особенно высококвалифицированных вынужденных выполнять рутинные операции
Рассмотрим подробнее, какие процессы могут быть роботизированы.
Интеграция информационных систем и обмен данными
- интеграция между информационными системами, особенно актуальна для устаревших (т.н. legacy) систем, которые уже не поддерживаются производителем
- миграция данных при переходе на новые системы
- анализ и консолидация данных из любых источников: базы данных, сайты, соцсети, информационные системы
- анализ, выгрузка, загрузка данных в MS Word, MS Excel и другие офисные приложения, распознавание и обработка изображений извлечение данных из файлов с изображениями
- конвертация файлов, например, pdf в docx, объединение различных документов в единый пакет в одном формате
Роботизированная автоматизация процессов различных подразделений компании
Департамент сбыта
Как правило, в рамках департамента сбыта бизнес-процессы хорошо автоматизированы с помощью биллинговых информационных систем. Однако, специалистам приходится использовать также и внешние информационные системы: такие как ГИС ЖКХ, АИС Город, личный кабинет на сайте Росреестра, различные Excel файлы, справочник ФИАС. Приведем несколько примеров роботизации из нашего опыта.
Сопоставление кода ФИАС, внесенного в биллинговую систему с кодом ФИАС в ГИС ЖКХ, и поиском ОКТМО на официальном сайте ФИАС
Программный робот считывает из файла код и ищет соответствие в ГИС ЖКХ. Затем сохраняет необходимую информацию по этому коду в файл отчета.
Автоматическая подготовка ответа на обращения по справкам-расчетам на сайте ГИС ЖКХ
Последовательность действий программного робота выглядит следующим образом:
- вход в личный кабинет организации на сайте ГИС ЖКХ и анализ входящих обращений;
- выгрузка файлов Excel с реестрами лицевых счетов, по которым необходимо сформировать справки-расчеты.
Для формирования справок робот переходит в АИС Город, готовит справку по каждому абоненту и отправляет файл в ГИС ЖКХ в качестве ответа на обращение.
Работа с выписками ЕГРН в личном кабинете на сайте Росреестра
Первым этапом программный робот получает на вход Excel-файл со списком адресов и с указанием кадастрового номера. Затем входит в личный кабинет на сайте Росреестра и по ранее учтенным объектам создает запросы на формирование выписки, сохраняя номер запроса в исходной таблице. Вторым этапом робот проходит по исполненным запросам и сохраняет готовые выписки.
Юридический департамент
Сотрудникам юридического департамента также приходится выполнять большое количество рутинных операций, особенно при работе с неплательщиками, приведем несколько примеров роботизации:
- ежемесячное формирование реестров предупреждений и претензий,
- подача заявлений в ФССП о ходе исполнительного производства через Госуслуги,
- проверка факта возбуждения исполнительного производства на сайте ФССП и получение информации о его ходе,
- анализ банковских выписок и поиск платежей, полученных по исполнительным производствам,
- определение участка подсудности,
- проверка контрагентов через СПАРК, kad.arbitr.ru.
Бухгалтерия
В бухгалтерии присутствуют рутинные процессы актуальные как для всех компаний, так и специфические для сферы сбыта. Особенно много процессов появляется при выделении этих функций в общие центры обслуживания, для которых программные роботы могут являться не просто помощниками, но и полноценными цифровыми сотрудниками. Примеры некоторых процессов:
- обработка и разнесение банковской выписки
- формирование и рассылка реестров платежей участникам ЕПД
- выгрузка реестров платежей из СПП Смородина и загрузка их в АИС Город
- анализ входящих актов сверки и подготовка акта о расхождениях
- распознавание входящих счетов на оплату
Департамент по работе с персоналом
Часто программную роботизацию с применением RPA-платформ начинают с отдела по работе с персоналом, а именно с процесса подготовки справок о доходах по запросам сотрудников. Помимо этого, могут быть роботизированы процессы:
- поиска кандидатов
- приема на работу и адаптации
- обработки заявок на обучение и организацию мероприятий
- сбор данных и расчет КПЭ (ключевых показателей эффективности)
Департамент закупок
Возможности роботизации для департамента закупок зависят от степени зрелости и функциональности системы управления закупками. Для роботизации можно рассмотреть следующие процессы:
- обработка реестров закупок,
- аккредитация и предквалификация поставщиков,
- проверка контрагентов при помощи внешних ресурсов, например, через СПАРК,
- автоматический запрос недостающих документов,
- размещение заявок на поставку по заключенным договорам,
- автоматическая пролонгация договоров и подготовка дополнительных соглашений,
- распознавание входящих документов по поставкам.
Как создаются роботы
Процесс создания программных роботов состоит из трех частей:
- описание процесса и подготовка технических требований,
- разработка робота,
- отладка робота в конечном окружении и ввод в эксплуатацию.
Для описания простых роботов достаточно пошагового сценария и скриншотов экрана пользователя. Для сложных роботов привлекается системный аналитик, который готовит и согласовывает подробное описание процесса.
Наш подход к лицензированию никак не ограничивает заказчика по количеству создаваемых и запускаемых роботов, что позволяет сделать больше роботов, разделить больших роботов на части, быстрее запускать роботов в работу и вести параллельную разработку. В среднем срок создания робота от идеи до ввода в эксплуатацию составляет 1,5 месяца, при этом сама разработка занимает 1-2 недели.
Итоги
У нас наработан большой опыт в области роботизации для таких компаний, на текущий момент реализовано более 100 роботов для различных рутинных операций. Реализация проектов роботизации проводится как собственным центром роботизации, так и с привлечением наших партнеров. Для дополнительной консультации оставьте заявку
